home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ JCSM Shareware Collection 1996 September / JCSM Shareware Collection (JCS Distribution) (September 1996).ISO / payroll_ / payusa50.zip / PAYUS50E.ZIP / BACKUP.TXT next >
Text File  |  1994-01-10  |  8KB  |  216 lines
  1.                 ANTHISTLE SYSTEMS & PROGRAMMING LTD.
  2.                          563 Patricia Drive,
  3.                          Oakville, Ontario,
  4.                            CANADA L6K 1M4
  5.  
  6.                        Telephone 905-845-7959
  7.  
  8.  
  9.                                                 7th. January 1994
  10.  
  11.  
  12.                 MAKING BACKUPS OF YOUR EMPLOYEE DATA
  13.                 ====================================
  14.  
  15. We STRONGLY recommend that you keep backup copies of your employee 
  16. data as it was going into each pay cycle. We suggest you keep as 
  17. many pay cycles as you have room for, up to say a years worth, but 
  18. at least keep the last two. The backups should ideally be made on 
  19. real diskettes in case of a head crash or other catastrophic damage 
  20. to the hard disk.
  21.  
  22.  
  23. PAYROLL USA WILL MANAGE THE BACKUP FOR YOU.
  24. -------------------------------------------
  25.  
  26. After running a pay cycle access Choice "F1 ADD OR UPDATE EMPLOYEE 
  27. INFO. / ENTER HOURS" from the MAIN PAY MENU.  You will see our 
  28. message about making the pay permanent and you will then be offered 
  29. a chance to make a backup of the input to the last pay cycle before 
  30. the output is copied forward. If all your employees are salaried and 
  31. you have no hours to enter or other changes to make that would cause 
  32. you to use the F1 Choice then the same prompt will appear next time 
  33. you access Choice "F2 RUN A PAY CYCLE (CREATES REPORT FILES, ETC.)" 
  34.  
  35. The automatic backup creates a directory on the backup drive which 
  36. is named for the pay date the files were input to. This also allows
  37. you to backup several pay cycles on the same disk, space permitting, 
  38. (because each is in its own directory). 
  39.  
  40. Example:
  41.  
  42.  Volume in drive A is ANTHISTLE
  43.  Directory of  A:\
  44.  
  45. 910315IN     <DIR>      3-15-91   2:33p
  46. 910329IN     <DIR>      3-29-91   2:37p
  47.         2 File(s)    221856 bytes free
  48.  
  49. The files in the above directory were INput to the pay cycle dated 
  50. 910329 (1991, March, 29th.) . This directory will contain a copy of 
  51. everything that was on the PAYROLL USA input directory (normally 
  52. \PAYIN ) plus the PAYUSA.CNF file from the program directory 
  53. (normally \PAYPGMS). Example A:\910329IN might contain: 
  54.  
  55.  Volume in drive A is ANTHISTLE
  56.  Directory of  A:\910329IN
  57.  
  58. .            <DIR>      3-29-91   2:37p
  59. ..           <DIR>      3-29-91   2:37p
  60. PAYUS941 DTA     3456   3-15-91   2:52p
  61. PAYUSA   DTA    44800   3-30-91   4:59p
  62. PAYUSA   INX     1280   3-31-91   5:11p
  63. PAYUSA   CNF     8192   3-31-91   5:12p
  64.         6 File(s)    221856 bytes free
  65.  
  66. The purpose of backing up the input directory rather than the output 
  67. directory is that the output directory can easily be re-created by 
  68. restoring the input directory and re-running the backed up pay 
  69. cycle. (You might of course want to use the F1 choice to make 
  70. changes to the Employees before the pay cycle if it were not just a 
  71. straight re-run). This also assumes you are using the same version 
  72. of the program (i.e. Federal Taxes have not changed since the 
  73. backup). 
  74.  
  75.  
  76. RESTORING THE PAYROLL USA BACKUP (IF NECESSARY)
  77. -----------------------------------------------
  78.  
  79. Backups are like an insurance policy. You hope you will never need 
  80. them. But, once in a while you might and then you will be glad you 
  81. took the trouble to create them. If it is necessary to restore a 
  82. backup follow these steps: 
  83.  
  84. 1. From the MAIN PAY MENU select Choice "F5 CONFIGURATION & OTHER
  85.    UTILITIES"
  86.  
  87. 2. Another menu will appear, from that menu select Choice
  88.    "F5 = RESTORE EMPLOYEE BACKUPS MADE BY PAYROLL USA".  Further
  89.    information will then appear on your screen before the restore -
  90.    press the Print Screen Key the first time you do it so you have
  91.    some notes to follow after the restore.
  92.  
  93.  
  94. LARGE EMPLOYEE FILES
  95. --------------------
  96.  
  97. The PAYROLL USA backup is a FULL SIZE backup to ONLY ONE DISKETTE.
  98. It has no provision for splitting files between several diskettes.
  99. If the employee files will not fit on a single diskette you have two
  100. choices:
  101.  
  102. 1. Use the DOS BACKUP.EXE program (and DOS RESTORE.EXE if you need
  103.    to put them back).
  104.  
  105. If you are doing this you have to do it from the DOS prompt. You
  106. will not need to use our backup procedure (reply N when prompted for
  107. it) but do your own backup of \PAYIN immediately after each pay
  108. cycle. Full instructions for the use of these programs will be found
  109. in your DOS Manual. They do a full size backup, but will spread it
  110. over several diskettes if the files are too big to go on one
  111. diskette. Assuming BACKUP.EXE (and RESTORE.EXE) is on drive C:
  112. directory \DOS and your backup disk is in drive A: the command is
  113.  
  114. C:\DOS\BACKUP C:\PAYIN\*.* A:
  115.  
  116. Anything already on the diskette in Drive A: will be erased.
  117.  
  118. To restore a DOS backup put your backup disk in Drive A .
  119.  
  120. C:\DOS\RESTORE A: C:\PAYIN\*.*
  121.  
  122. Note that if more than one diskette is involved they are a matched
  123. set. They must be restored in the same sequence as they were backed
  124. up - label them with pay date and sequence numbers as they are
  125. created by BACKUP.EXE Keep the disk sets for several pay periods and
  126. rotate them so the oldest set is re-used each pay. The filenames 
  127. themselves will not contain the pay date, but the file creation 
  128. dates will give you a clue which is which if the external labels are
  129. lost.
  130.  
  131. - OR -
  132.  
  133. 2. Compress the Files using PKZIP.
  134.  
  135.  
  136.  
  137. PKZIP / PKUNZIP
  138. ---------------
  139.  
  140. Assuming the PKZIP program is on drive C: directory \UTILITY, you
  141. want to make a compressed backup to a formatted diskette in drive A:
  142. and your Payroll USA data is on drive C: directory \PAYIN then
  143.  
  144. C:\UTILITY\PKZIP -a A:\910329IN.ZIP C:\PAYIN\*.*
  145.  
  146. will create the backup file. No matter how many files were on \PAYIN 
  147. only one file will appear on A: but it will contain all of \PAYIN 
  148. and it will be considerably smaller than the original files. 
  149.  
  150. Compressed files have to be restored to full size and the component 
  151. files seperated, before they can be used. PKZIP has a companion 
  152. program PKUNZIP.EXE for this purpose. To restore a squeezed backup 
  153. put your backup disk in Drive A . 
  154.  
  155. DIR A:\
  156.  
  157. will give you a list of available file names ( pay dates ) to pick
  158. from. Assuming 910329IN.ZIP is required then
  159.  
  160.  
  161. C:
  162. CD \PAYIN
  163. \UTILITY\PKUNZIP A:\910329IN.ZIP
  164.  
  165. then you can start up PAYROLL USA with
  166.  
  167. CD \PAYPGMS
  168. PAYUSA
  169.  
  170. PKZIP also has options to back up files which even when compressed 
  171. still will not fit on one diskette - it can span them over several 
  172. diskettes - see the PKZIP manual.  It also has options to recurse 
  173. subdirectories and even back up your entire hard drive in a 
  174. compressed format to diskettes.       A very useful program ! 
  175.  
  176.  
  177. Where to obtain further information on PKZIP
  178. --------------------------------------------
  179.  
  180. PKZIP is available as a ShareWare program (so you can try before you 
  181. buy) and may be downloaded with your modem from CompuServe or your 
  182. local BBS.  It is also available from ShareWare disk distributors, 
  183. or if you prefer you can order it direct from the author PKWARE, 
  184. Inc. (see below).  The most recent version (as at 1993) is Version 
  185. 2.04g   02-01-93 
  186.  
  187. If you use PKZIP on a regular basis you are strongly encouraged to 
  188. register it.  With a full registration of US $47.00 you will receive 
  189. a comprehensive printed manual, the latest version of PKZIP, PKUNZIP 
  190. & PKSFX software, and when available, the next version of the 
  191. software.  See the PKZIP documentation for commercial and 
  192. distribution licensing info.  Send check or money order to: 
  193.  
  194.                 PKWARE, Inc.
  195.                 9025 North Deerwood Drive
  196.                 Brown Deer
  197.                 WI 53223     U.S.A.
  198.  
  199.                 Support BBS: 414-354-8670  (Modem)
  200.                         Fax: 414-354-8559
  201.  
  202. Price U.S.$47.00 plus $3.50 for shipping & handling (or $5.00 
  203. overseas). Wisconsin residents add 5% sales tax.  When ordering 
  204. state disk size required (3.5 or 5.25 inch) and whether for MS-DOS 
  205. or OS/2. 
  206.  
  207. Note that PKWARE, Inc. have no connection to either PAYROLL USA or 
  208. to Anthistle Systems & Programming Ltd. Do NOT send PAYROLL USA 
  209. registrations to Brown Deer. PKWARE, Inc. are mentioned here only 
  210. because they have an excellent low cost data compression program 
  211. that you might find useful. Likewise, do NOT send PKZIP 
  212. registrations to Anthistle Systems. 
  213.  
  214.                   Christopher Anthistle, President,
  215.                           7th. January 1994
  216.